Tempo de guarda de documentos

Num único ano, as pessoas podem acumular uma grande papelada nas gavetas de casa ou do escritório. São papéis de pagamento de tributos, impostos, taxas, contas, notas fiscais, financiamentos bancários e boletos diversos.

Contudo, esses papéis são muito importantes. Eles devem ser guardados por um prazo determinado para que a pessoa possa comprovar a quitação de seus débitos e obrigações, caso seja questionado na justiça ou seja cobrado pelos serviços de proteção ao crédito. Em alguns casos, eles também servem como comprovantes dos dados lançados na declaração anual de imposto de renda.

Cada comprovante e recibo tem um prazo de guarda que deve ser atendido. Os prazos são recomendados com base na legislação atualmente em vigor.

Bens duráveis

As notas fiscais e certificados de garantia devem ser guardados, no mínimo, durante o prazo de garantia legal do produto. O Código de Defesa do Consumidor estabelece que esse prazo seja de, no mínimo, 90 dias a partir da data da compra. Geralmente, os fabricantes oferecem um prazo maior. Em caso de constatação de defeito no produto, basta apresentar esses documentos para poder exercer o direito à troca, conserto ou restituição do valor pago.

Em alguns casos, é importante manter a nota fiscal durante toda a vida útil do bem, principalmente aqueles de maior valor (eletrônicos, computadores, veículos, máquinas, etc.), para se prevenir de possíveis vícios ocultos. Entende-se como vício oculto os problemas que não se apresentam num primeiro momento, mas podem ocorrer após um determinado tempo de uso. Esses problemas, geralmente, se devem a falhas no processo de fabricação.

O recall de automóveis é um exemplo de ocorrência de vício oculto em um bem durável.

Legislação aplicada: artigo 26 do Código de Defesa do Consumidor, Lei Federal nº 8.078/1990.

Contas de serviços essenciais

Os comprovantes de pagamento de serviços de consumo de água, energia elétrica, gás encanado, internet, telefonia fixa, telefonia móvel e TV por assinatura devem ser guardados por 5 anos.

Contudo, não é mais necessário arquivar todas as faturas mensais. Desde 2010, as empresas prestadoras de serviços públicos devem fornecer aos consumidores a Declaração de Quitação Anual de Débitos. Criada para diminuir a papelada (12 faturas podem ser substituídas por apenas 1 declaração), ela deve ser enviada na fatura de maio e serve como comprovante da isenção de débitos no ano anterior. Ela só é fornecida para os clientes sem nenhuma pendência com a empresa.

Caso a empresa questione uma conta ainda em débito, o consumidor pode usar essa declaração ou a conta paga como prova. Caso o consumidor não possua mais o comprovante, poderá exigir da empresa comprovante de que a conta não foi paga.

O extrato bancário também serve como prova de quitação, em caso de débito automático.

Legislação aplicada: Lei Federal nº 12.007/2009, que institui a emissão da declaração de quitação anual de débitos, e artigo 173 da Lei Federal nº 5.172/1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional.

Imóveis

Condomínio

Os comprovantes de pagamento do condomínio devem ser mantidos pelo prazo de 5 anos. Contudo, assim como as contas de serviços essenciais, é possível solicitar à administradora do condomínio uma declaração de quitação de débitos.

Legislação aplicada: artigo 206 (parágrafo 5º, inciso I) do Código Civil, Lei Federal nº 10.406/2002.

Escritura do imóvel

Esse documento comprova o direito da propriedade e deve ser guardado por tempo indeterminado pelo proprietário. Em caso de venda, a escritura deve ser transferida ao novo proprietário.

Legislação aplicada: artigos 1245 a 1247 do Código Civil, Lei Federal nº 10.406/2002.

Financiamento de imóveis

Ao comprar um imóvel, é muito importante guardar todos os recibos de pagamento das parcelas de financiamento, aditamentos e parcelas intermediárias até a quitação completa da dívida. Os comprovantes podem ser descartados quando obter a escritura definitiva no Cartório de Registro de Imóveis.

No caso de imóveis na planta, guarde todo o material de venda, memorial descritivo e qualquer tipo de material informativo que possam ser utilizados numa eventual cobrança do consumidor - por exemplo, a construtora entrega um imóvel com piso diferente do combinado.

Legislação aplicada: artigos 1245 a 1247 do Código Civil, Lei Federal nº 10.406/2002.

Locação de imóveis

Todos os recibos referentes ao pagamento de aluguel de imóveis devem ser guardados por 3 anos. O contrato e as declarações devem ser mantidos até a desocupação do imóvel.

Legislação aplicada: artigo 206 (parágrafo 3º, inciso I) do Código Civil, Lei Federal nº 10.406/2002.

Impostos e tributos

Declaração Anual do Imposto de Renda - Pessoa Física

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da declaração. Por exemplo, a declaração do IRPF entregue em 2011, referente ao ano-exercício de 2010, deve ser guardado até 2015.

Legislação aplicada: artigo 173 da Lei Federal nº 5.172/1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional.

Imposto Predial e Territorial Urbano - IPTU

Os comprovantes de quitação do IPTU devem ser mantidos por 10 anos para comprovação de propriedade. No entanto, cobranças de dívidas por parte da Prefeitura prescrevem num prazo menor, 5 anos.

Legislação aplicada: artigo 173 da Lei Federal nº 5.172/1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional.

Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores - IPVA

Os comprovantes de pagamento do IPVA devem ser mantidos pelo prazo de 5 anos subsequentes ao da cobrança. Por exemplo, o IPVA pago em 2011, referente ao ano-exercício de 2010, deve ser guardado até 2015.

Em caso de transferência de propriedade do veículo, o comprador deverá solicitar os comprovantes desse período para não correr o risco de fraudes durante a transação.

Legislação aplicada: artigo 173 da Lei Federal nº 5.172/1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional.

Previdência social e trabalho

Todas as vias de Carteira de Trabalho, Cartão do PIS, comprovante de vencimentos (holerites), guia de recolhimento do INSS, comprovantes de rescisão de contrato e demais documentos referentes aos vínculos empregatícios da pessoa devem ser guardados por tempo indeterminado.

Esses documentos são essenciais para fazer prova do tempo de contribuição e serviço para efeitos de aposentadoria.

Caso necessite resgatar o número e os registros da Carteira de Trabalho, é necessário procurar um posto de atendimento da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, do Ministério do Trabalho. Todo o seu histórico de vínculos de trabalho é mantido no Cadastro Nacional de Informações Sociais - CNIS.

Você pode fazer o agendamento do seu atendimento pelo telefone 135.

Serviços diversos

Os comprovantes de pagamento de serviços médicos, odontológicos e de educação devem ser mantidos por 5 anos. Caso utilize-os como abatimento no imposto de renda, guarde-os junto com a documentação da declaração do ano correspondente pelo mesmo prazo. Por exemplo, todos os recibos e comprovantes da declaração do IRPF entregue em 2011, referente ao ano-exercício de 2010, devem ser guardados até 2015.

Legislação aplicada: artigo 206 (parágrafo 5º, inciso I) do Código Civil, Lei Federal nº 10.406/2002.

Serviços financeiros e bancários

Apólice de seguro

Os comprovantes de seguros patrimoniais, de saúde ou de vida devem ser guardados por 1 ano após o final da vigência do contrato.

Legislação aplicada: artigo 206 (parágrafo 5º, inciso II) do Código Civil, Lei Federal nº 10.406/2002.

Consórcio

Os comprovantes de pagamento das parcelas do consórcio devem ser mantidos até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.

Depósitos

Guarda-se os recibos de depósitos ou transferências bancárias até ocorrer o crédito na conta de destino.

Extratos bancários

Por cinco anos, devem ser mantidos os comprovantes em caso de necessidade de comprovação de pagamentos diversos e movimentação financeira.

Financiamentos diversos

Em geral, os comprovantes de financiamentos de veículos e outros bens devem ser mantidos por 5 anos após a sua quitação. Os comprovantes podem ser substituídos por qualquer documento que ateste a quitação das parcelas emitido pelo agente financeiro.

Pagamento da fatura de cartão de crédito

Recomenda-se guardar pelo prazo mínimo de 1 ano todas as faturas do cartão de crédito ou a declaração anual de quitação de débitos.

Algumas instituições recomendam guardar esses comprovantes por 5 anos, prazo previsto pelo Código Civil para a prescrição de cobrança de dívidas.

Legislação aplicada: artigo 206 (parágrafo 5º, inciso II) do Código Civil, Lei Federal nº 10.406/2002, e Lei Federal nº 5.172/1966, que dispõe sobre o Sistema Tributário Nacional.

Vida eleitoral

Os comprovantes de votação das últimas duas eleições (e de cada um dos turnos, se houver) devem ser mantidos pela pessoa.

Em caso de perda, é possível solicitar a Certidão de Quitação Eleitoral, no site do Tribunal Superior Eleitoral. Em caso de dúvida ou para mais informações, acesse o site do TRE-SP ou ligue no 148.

Última atualização: março de 2017