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Especial: TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOS E A LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO [05/2012]

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Índice desse especial
Por quanto tempo devo guardar meus comprovantes?
Vídeo: prazo para guardar recibos de pagamentos
Direito do cidadão: lei de acesso à informação
Para saber mais sobre a Lei de Acesso à Informação

31 de maio é o prazo máximo para as empresas prestadoras de serviço, públicos ou privados, enviarem os comprovantes de quitação anual, referente a 2011, aos seus clientes e consumidores. A Lei Federal nº 12.007, de 2009, obriga as empresas a emitirem e encaminharem essa declaração de quitação aos seus clientes. Fornecedores de água, energia elétrica, telefonia, TV por assinatura, internet, operadoras de cartão de crédito, empresas de planos de saúde e/ou odontológicos, escolas, entre outros serviços contínuos, devem seguir essa regra.

Nesse documento devem constar os valores pagos de janeiro a dezembro do ano passado, ou, a partir do mês que o consumidor adquiriu o serviço. Também deve constar a informação de que este documento substitui, para a comprovação das obrigações do consumidor, as quitações dos faturamentos mensais dos débitos do ano a que se refere e dos anos anteriores, conforme diz a legislação.

Mas atenção: só tem direito a receber esse comprovante quem estiver em dia com os pagamentos e não possuir nenhum débito com a empresa. De acordo com o Procon-SP, caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados. Se o consumidor não tiver utilizado os serviços durante todos os meses do ano anterior, o documento deverá ser referente aos meses em que houve faturamento dos débitos.

Se você não receber o seu comprovante, entre em contato com o seu fornecedor de serviços, de preferência por escrito, e solicite sua entrega. Se mesmo assim ele não o fizer, procure o Procon de sua cidade ou a agência reguladora do setor e faça uma reclamação. Em último caso, você poderá entrar com uma ação judicial - através do Juizado Especial Civil, Ministério Público ou até mesmo pela Defensoria Pública - pleiteando a entrega do recibo anual, que é seu de direito. Você acha que é “muita mão-de-obra” por causa de um simples comprovante? Saiba que ele e outros documentos semelhantes são importantes provas quando há um processo, por exemplo.

Mas antes de reclamar, fique atento ao boleto ou fatura do mês de maio. Muitas empresas optam por incluir o relatório de débitos nele, em vez de enviar uma carta a parte. Lembre que os recibos e faturas do ano corrente devem ser mantidos até o mês de maio do ano que vem.

Ter todas as quitações do ano reunidas em um só papel facilita enormemente a vida do consumidor. Ele é poupado do trabalho de acumular tantos papéis e ainda tem a possibilidade de organizar melhor os seus documentos. Porém, cada tipo de comprovante tem um tempo mais adequado (ou obrigatório) para ser mantido e é importante conhecer esses prazos.

 

Por quanto tempo devo guardar meus comprovantes?

Que tal aproveitar esse momento em que os comprovantes de quitação anual estão sendo enviados e dar uma repassada na sua papelada? Verificar o que já pode ser jogado fora e o que ainda precisa ser mantido é um procedimento de suma importância para organizar, sobretudo, a sua vida. Pode poupar seu tempo na hora de “caçar” documentos, por exemplo, para fazer a declaração de imposto de renda; para comprovar uma quitação efetuada e que está sendo cobrada indevidamente, etc.

Antes de tudo, devemos prestar atenção nas datas dos comprovantes e recibos, pois há prazos determinados em que se recomenda a sua guarda, a título de comprovação dos pagamentos e do encerramento das obrigações.

Em princípio, é sempre bom guardar as faturas ou as declarações anuais até a data de prescrição das dívidas, para fins de prevenção. No caso dos serviços chamados de essenciais (luz, telefone, água), o período recomendável é de 5 (cinco) anos. Esses prazos têm uma explicação: de acordo com o Código Civil (artigos 205 e 206), os credores têm um prazo para exigir o pagamento de contas. Caso esse período tenha se extinguido sem que o credor tenha cobrado antes, a dívida prescreve e não pode mais ser cobrada judicialmente do devedor. Os prazos variam de acordo com o tipo de débito, podendo ir de 1 (um) ano a, no máximo, 10 (dez) anos. Vale lembrar que esses prazos referem-se às relações de consumo.

Veja os prazos que os especialistas recomendam que se guarde os comprovantes, de acordo com o tipo de serviço ou produto:

 

POR 5 ANOS

- Tributos municipais, estaduais e federais;
- Água, luz, telefone e gás;
- Plano de saúde;
- Mensalidade escolar (incluindo pagamentos de cursos livres);
- Honorários de profissionais liberais (advogados, médicos, dentistas etc.);
- Cartão de crédito.

POR 3 ANOS

- Aluguel.

POR 1 ANO

- Seguros em geral (a proposta, a apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência);
- Despesas em hotéis.

CASOS ESPECÍFICOS

- Bens duráveis (eletroeletrônicos, eletrodomésticos, automóveis, etc.): as notas fiscais devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto, a partir da sua aquisição. Alguns recomendam que se guarde até o final da garantia, mas ainda sim é melhor manter os recibos, pois existe a possibilidade de haver defeitos que não são de fácil constatação (como um defeito no freio, no caso de um veículo), os chamados “vícios ocultos”. A mesma regra também vale para os certificados de garantia.

- Financiamento de imóveis e carros: até o fim do processo de quitação, com a transferência do bem para o nome do comprador ou do registro da escritura.

- Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

- Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado (sem dívidas).

- Condomínios: declarações de quitação de pagamento devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 (dez) anos.

- Informações complementares sobre aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por 3 (três) anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo - consumidor e uma empresa/administradora. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo).

- Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos referentes, no mínimo, aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

 

Aliás, é bom deixar claro: plano de saúde é diferente de seguro saúde:

- No plano de saúde, o cliente é atendido por profissionais e estabelecimentos credenciados pela operadora.

- O seguro saúde, além da rede credenciada, oferece a possibilidade do cliente escolher um médico ou serviço de atendimento de sua preferência, cabendo à seguradora arcar com as despesas.

 

Como foi dito anteriormente, o prazo para reclamações ou ações judiciais referentes aos planos de saúde é de 5 (cinco) anos e o e para o seguro saúde (assim como qualquer outro seguro) é de 1 (um) ano.

Ressaltamos que os prazos de guarda apresentados referem-se aos documentos relativos às relações de consumo. Os documentos de natureza tributária e fiscal, por exemplo, têm o tempo de guarda regulado por uma legislação diversa. Caso tenha interesse em conhecer esses prazos, indicamos as seguintes fontes:

- Guarda e manutenção de documentos fiscais (publicação da FENACON - Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas)

Esta é a 3ª edição, baseada na legislação vigente de 2010. Visa facilitar o dia-a-dia dos profissionais da contabilidade ou de outras atividades correlatas. Aborda o universo das obrigações tributárias no âmbito federal, abragendo os prazos para guarda de livros e documentos, assim como as multas aplicáveis no caso de descumprimento de obrigações acessórias.

- Tabela prática para guarda de documentos (trabalhistas/previdenciários e fiscais)

Tabela disponível no site da Fecomercio (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo)

 

Vídeo: prazo para guardar recibos de pagamentos

Reportagem do Jornal da Record, disponível no YouTube, que ensina qual é o tempo para a guarda de diversos documentos e recibos.

 

 

Direito do cidadão: lei de acesso à informação

Também em maio - mais exatamente no próximo dia 16 - entrará em vigor a chamada Lei de Acesso à Informação (Lei Federal 12.527), sendo um ponto a favor do fortalecimento da democracia e da garantia da transparência pública. De acordo com essa lei, todos os cidadãos têm garantido o seu acesso à informação pública de seu interesse, por meio dos órgãos públicos. O texto da lei mostra quais os procedimentos que os órgãos federais estaduais e municipais devem tomar para atender às suas disposições.

Um dos pontos interessantes é a determinação dos órgãos terem que disponibilizar informações pela internet. Além disso, a lei também regulamenta a responsabilização dos agentes públicos que se recusarem a fornecer a informação e as situações em que os dados deverão permanecer em sigilo. Nesse caso, são definidos três níveis de classificação de informações e documentos e de restrição de acesso a eles, baseados no seu teor e no grau de importância em relação à segurança da sociedade ou do Estado:

- Ultrassecretos: prazo de sigilo de até 25 (vinte e cinco) anos;
- Secretos: prazo de sigilo de até 15 (quinze) anos;
- Reservados: prazo de sigilo de até 5 (cinco) anos.

Na legislação em vigor até o momento, o sigilo dos documentos ultrassecretos era de 30 anos.

 

A informação pública pode ser:

- Produzida ou acumulada por órgãos e entidades públicas;
- Produzida ou mantida por pessoa física ou privada decorrente de um vínculo com órgãos e entidades públicas;
- Informação sobre atividades de órgãos e entidades, inclusive relativa à sua política, organização e serviços;
- Pertinente ao patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação e contratos administrativos;
- Informação sobre políticas públicas, inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas.

 

Nos âmbitos federal, estadual e municipal, deverão cumprir a lei:

- Poderes Executivo, Legislativo, incluindo Cortes de Contas, e Judiciário e o Ministério Público;
- Autarquias, fundações públicas, empresas públicas, sociedades de economia mista e entidades controladas direta ou indiretamente pelo Governo;
- Entidades privadas sem fins lucrativos que recebam recursos públicos.

 

As informações serão disponibilizadas das seguintes formas:

- Através da criação de Serviços de Informação ao Cidadão (SIC) em locais com condições apropriadas para atender e orientar o público, informar sobre a tramitação de documentos e protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações;
- Através de audiências e consultas públicas, como forma de incentivo da participação população;
- Pela internet, em linguagem e ferramenta que sejam fáceis e claras para leigos, mas também com facilidades para aqueles que manipulam dados de forma mais complexa. Apenas os municípios com menos de 10 mil habitantes estão dispensados da divulgação na internet;
- Informações de relevante interesse público e coletivo produzidas ou mantidas por entidades públicas devem ser publicadas independentemente de requerimentos;
- Quando alguma informação for sigilosa, está assegurado o acesso com a ocultação da parte sigilosa.

 

O cidadão que deseja uma informação deverá encaminhar ao serviço de informação do órgão público, inclusive pela internet. Eles devem identificar o requerente, mas sem exigências que inviabilizem a solicitação, e não se pode exigir justificativas para solicitar informações de interesse público.

Uma vez recebido um pedido de informação, o Poder Público deve autorizar ou conceder acesso imediato à informação. Não sendo possível acesso imediato, em até 20 dias o órgão deve responder o requerente apresentando:

- Data, local e modo para se realizar o acesso;
- Razões para se recusar o acesso pretendido, informando sobre os procedimentos de recurso;
- Comunicado de que não possui a informação ou que encaminhou o pedido ao órgão que realmente detém a informação;
- Justificativa para prorrogar o pedido por mais 10 dias.

No passado, outros países já haviam formulado legislações semelhantes. A nação pioneira a desenvolver um marco legal sobre acesso foi a Suécia, incrivelmente, em 1766. Os Estados Unidos aprovaram uma Lei de Liberdade de Informação, conhecida como FOIA (Freedom of Information Act), em 1966 e, desde então, diferentes emendas visando a sua adequação à passagem do tempo. Na América Latina, a Colômbia foi a primeira ao estabelecer, em 1888, um Código que franqueou o acesso a documentos de Governo. Já a legislação do México, de 2002, é considerada uma referência, tendo previsto a instauração de sistemas. rápidos de acesso, a serem supervisionados por um órgão independente. Chile, Uruguai, entre outros, também aprovaram leis de acesso à informação.

No Brasil, às vésperas da legislação entrar em vigor, órgãos governamentais e entidades estão se preparando para dar conta do seu cumprimento.

Em São Paulo, o governador Geraldo Alckmin assinou o Decreto Estadual nº 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a lei federal e define os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual. A minuta do decreto foi elaborada pelo Grupo Técnico (GT), constituído pelo governo paulista para formular as adequações à nova legislação. Segundo Carlos Bacellar, coordenador do GT e também diretor do Arquivo Público do Estado, a minuta foi analisada previamente pelo Comitê de Qualidade da Gestão Pública (CQGP), para ser então publicado.

Esse, enfim, é o caminho natural da democracia: a informação para quem é de direito. Assim como todo cidadão tem direito às informações referentes às suas quitações de débitos, ele também tem direito de acesso às chamadas informações públicas, geradas pelos órgãos públicos.

 

Documentos

 

Para saber mais sobre a Lei de Acesso à Informação:

- Acesso à Informação Pública: Uma introdução à Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011
Essa cartilha da Controladoria-Geral da União pretende, além de ser uma introdução à nova legislação, também destaca aspectos e vantagens de uma cultura administrativa pró-acesso.

- Entendendo a Lei Geral de Acesso à Informação
Essa outra cartilha, do grupo Article 19 e Open Society Institute, apresenta de maneira resumida os principais pontos da lei e qual a sua importância para governos e sociedade.

 

Conheça alguns portais que apresentam informações públicas do Governo do Estado de São Paulo:

- Governo Aberto SP
Disponibiliza cópias atualizadas de suas bases de dados públicas do Governo do Estado de São Paulo, em caráter aberto e gratuito pela internet, busca estimular a criação de novos serviços eletrônicos, a promoção da transparência e a melhoria de qualidade das informações de interesse da sociedade.

- Portal da Transparência Estadual
O Portal da Transparência Estadual contempla dados básicos sobre receitas e despesas e centraliza num único ambiente, links que conduzem o cidadão a outras informações relevantes.

- Portal Prestando Contas
Portal hospedado no site da Secretaria da Fazenda, com uma gama de informações obtidas dos sistemas de execução orçamentária-financeira e patrimonial, do banco de dados referente aos servidores públicos estaduais, entre outras fontes.

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